Print
 
 

Workshop 9: Samenwerking, overleg en expertiseontwikkeling tussen examencommissies

 

Joost Dijkstra, UM - toetsdeskundige en ondersteuner van examencommissies
Gea Hageman, UM - vz examencie biomedische wetenschappen en UM-breed voorzitter van het overleg van voorzitters van examencommissies
Peter Klootwijk - cardioloog van Erasmus MC R'dam, voorzitter examencommissie Geneeskunde en voorzitter van de voorzittersgroep examencommissies van de EUR.

 

 

 

Casus Maastricht University

 

Maastricht University heeft 6 faculteiten met 17 examencommissies
Examencommissies gaan over minimaal 9 en maximaal 8900 studenten (zoals de School of Business & Economics)
Het aantal leden van de examencommissies varieert van vier tot tien leden.
Kortom: de examencommissies zijn zeer divers.

Maastricht is in 2011 begonnen met een examencommissie voorzittersoverleg, in het kader van de ITK en op initiatief van de rector. Het doel was uitwisselen van best practices. De rector magnificus was voorzitter van dat overleg. In 2013 trok de rector zich terug, de ITK was goed verlopen. Het overleg behield secretariële ondersteuning, er waren wel even maar vier voorzitters die door wilden gaan. Het overleg werd door het CvB erkend als formeel orgaan binnen de universiteit.

Het overleg pakte een aantal onderwerpen op, zoals toetsing, frauderichtlijnen en een model OER dat instellingsbreed werd ingevoerd. Het voorzittersoverleg organiseerde zelf een cursus op gebied van professionalisering, maar slechts de helft van de leden examencommissies was erbij. De cursus wordt op veler verzoek herhaald. Het management van opleidingen en faculteiten is expliciet ook doelgroep voor die cursus.

 

 

 

Casus Erasmus Universiteit Rotterdam

 

De EUR heeft 9 faculteiten met 11 examencommissies, die verantwoordelijk zijn voor 170 tot 6.000 studenten, met vier tot negen leden per examencommissie.
De voorzittersgroep examencommissies is historisch gegroeid. Binnen de EUR was er al heel lang een voorzittersgroep examencommissies onder leiding van 'centraal'. Maar binnen de voorzittersgroep was er behoefte om te praten over eigen problemen etc. zonder dat agenda en leiding in handen ligt van de universiteit centraal. Daarom is in 2014 de opzet iets gewijzigd en gekozen voor een voorzitter uit eigen gelederen. Een groepje van drie mensen leidt het overleg, ondersteund door een ambtelijk secretaris.

Doelen van het overleg zijn:

  • Bijdragen aan een heldere positionering en taakstelling van de examencommissies binnen de instelling.
  • Gezamenlijk communiceren naar het CvB, net als richting U-raad.
  • Optimaliseren overleg en afspraken met het instellingsbestuur.
  • Versterking en professionalisering examencommissies door te leren van elkaar, o.a. via visitaties in de vorm van werkbezoeken onderling.
  •  Kortom: samenwerken = samen sterk.

 


Quiz

 

Na de twee introducties vanuit Rotterdam en Maastricht wordt een 'quiz' gedaan waarbij in vier verschillende groepjes telkens gezamenlijk een antwoord gekozen moet worden op een multiple choice vraag. De antwoorden leverden interessante discussies op, waarbij er uiteraard meestal niet slechts één juist antwoord mogelijk was.

Take home messages: hoe realiseer je samenwerking en overleg tussen EC's?

  • Kritische massa nodig: voldoende voorzitters EC's die willen
  • Creëer informeel draagvlak
  • Awareness & Sense of Urgency
  • 'Oprichtingsdocument': dit zijn we en dit zijn we van plan en stem dit af met de rector
  • Motiveer je instellingsbestuur en zorg voor wisselgeld: 'voor wat hoort wat'. Wat vraag je en wat bied je, waar zit je winst.

 


Valkuilen

 

  • Agenda: geen individuele zaken bespreken op een voorzittersoverleg
  • Vergaderschema, als je te weinig vergadert dan zie je elkaar te weinig, om de zes weken lijkt een goed ritme
  • Aanwezigheid van instellingsfunctionarissen: doe het met je eigen groepje, besloten en informele sfeer. Je moet ook een moment hebben om onderling te kunnen kletsen, zonder beleidsmedewerkers
  • Onvoldoende ondersteuning
  • Geen officiële status: maar of dat een valkuil is hangt af van je instellingsbestuur
  • EC's zijn autonoom, dat is ook een valkuil: je kunt daardoor moeilijk besluiten nemen in zo'n centraal overleg.