Print
 
 

De Vereniging van Universiteiten (VSNU) is het platform van waaruit de universiteiten samenwerken, afstemmen en hun belangen gezamenlijk behartigen in de politiek en via de media. Het VSNU-bureau signaleert, agendeert en ondersteunt het bestuur met raad en daad. De VSNU is daarnaast een werkgeversvereniging. Het bureau van de VSNU, op steenworp afstand van het Binnenhof, is een compacte organisatie van 35 gedreven professionals met een platte structuur en een informele cultuur. Ambitie, initiatief en collegialiteit zijn vanzelfsprekend. De VSNU werkt binnen de domeinen onderwijs, onderzoek, HR, financiën, governance & accountability, internationalisering en communicatie/public affairs.
 

De VSNU is per direct op zoek naar een 
 

Officemanager (36-40 uur per week)

De functie
In deze veelzijdige functie heb je twee hoofdtaken. Je bent het aanspreekpunt voor de organisatie op facilitair gebied. Daarnaast ben je onderdeel van het secretariaat van de vereniging. Binnen dit team van 5 collega’s ben je domeinassistent voor het domein Onderwijs en ondersteun je op secretarieel gebied.  Je schakelt gemakkelijk tussen deze werkzaamheden en de waan van de dag. Je werkt proactief samen met zowel je interne opdrachtgevers als leveranciers en de bestuurssecretariaten van de Nederlandse Universiteiten. Je spreekt hen aan en denkt met hen mee. Plannen, overzicht houden en signaleren is je vak. Je weet waar je wanneer prioriteit aan moet geven en je zegt ‘nee’ als dat nodig is. Je kunt omgaan met druk, je kunt inschatten waar er problemen zijn en lost deze op. Je bent niet bang om nieuwe zaken op te pakken. Je hebt gevoel voor facilities (incl. ICT). 
 
Taken en verantwoordelijkheden:
  • Je bent aanspreekpunt en verantwoordelijk voor alle facilities (ICT, huisvesting, inkoop, catering, verzekeringen)
  • Je bent de liaison tussen de leveranciers en de organisatie en spreekt en stuurt hen aan op de gemaakte afspraken en geleverde diensten
  • Je bent verantwoordelijk voor het beheer van alle apparatuur en het contractmanagement
  • Je ondersteunt collega’s bij functionele vragen, bijvoorbeeld over software, telefonie en ICT
  • Je bent verantwoordelijk voor de inrichting van het pand
  • Je stelt de facilitaire begroting op en bewaakt het budget
  • Je beheert complexe agenda’s, zet acties uit en monitort deze
  • Je plant complexe bestuurlijke vergaderingen
  • Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van congressen, evenementen, vergaderingen en reizen
  • Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie en bewaakt de reactietermijn
  • Je werkt nauw samen met je collega’s op het secretariaat en vervangt elkaar bij afwezigheid 
 
Functie eisen:
  • Je hebt HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur ervaring en een opleiding in de facilitaire dienstverlening
  • Je hebt ervaring met facilitaire zaken, contact met leveranciers, contractmanagement en je hebt werkervaring als secretaresse
  • Je voelt je prettig in een bestuurlijke omgeving en hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
  • Je hebt een servicegerichte instelling en kunt uitstekend prioriteiten stellen
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Je hebt ervaring met MS Office, iBabs, iPhones en digitale telefooncentrales 
 
Het aanbod
De VSNU biedt een zeer uitdagende functie voor 36 tot 40 uur per week. Zij bieden een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd bij goed functioneren. De functie is ingeschaald in schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en is maximaal € 3.722 bruto per maand op basis van 40 uur. Daarnaast kent de VSNU goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een eindejaarsuitkering van 8,33% en een actief opleidingsbeleid. 
 
Interesse?
Voor de werving & selectie werkt de VSNU samen met Astorium. Ben je beschikbaar en herken je jezelf in het bovenstaande profiel? Graag ontvangen wij jouw CV en een uitgebreide motivatiebrief voor 13 december 12 uur. Ga dan naar www.astorium.nl en klik op 'direct solliciteren' bij de vacature of stuur een mail naar Iris Nuij inuij@astorium.nl  
 
 
Voor de eerste gespreksronde heeft VSNU 19 december gereserveerd,  een eventueel volgend gesprek zal plaats vinden op 21 december.